De 35 para 10 dias!
Considerando o prazo médio de formalização de documentos físicos, que girava em torno de 35 dias, e comparando com as tramitações dos documentos digitais via Portal QualiSign, que leva uma média de 10 dias, o ganho de agilidade teve um aumento de 72%. “Não há dúvidas que este é o maior benefício da assinatura digital, o aumento significativo de velocidade, tornando o processo mais eficaz. É possível melhorar ainda mais este prazo. Com ajustes no processo e na integração dos sistemas, isso será possível! “, comentou Mirian.
Redução de Custos e Ganho de Produtividade
A redução do papel automaticamente traz outros benefícios tangíveis. Milhares de folhas de papel deixaram de ser utilizados. Estima-se que cerca de 45mil folhas do tamanho A4 são economizadas por ano. A redução dos custos de impressão, somado às postagens via correio, proporcionaram uma economia de 80% dos gastos. “Isso sem considerar o custo de armazenamento e de recursos humanos alocados na administração e gestão dos papéis”, complementou Mirian.
“Por conta das horas economizadas pelos colaboradores que controlavam o processo de formalização e com a economia de tempo que os gestores gastavam em assinar as antigas pilhas de documentos, podemos dizer que a produtividade aumentou em 70%, pois não se perde mais tempo com impressão, digitalização, postagem e gestão dos documentos físicos”, disse Luciana.
Ganho de eficiência na gestão de documentos
O ganho de produtividade garante ainda a melhoria na gestão e controle de documentos. É simples imaginarmos que no lugar de pilhas de papéis temos um controle unificado, que dá as informações sobre o documento, qual o seu status e se ainda falta alguém para assinar. Estas respostas para um único documento no mundo físico requer um esforço significativo, imagine o esforço para todos os documentos.
“No mundo digital a informação é centralizada e imediata. O progresso do processo pode ser acompanhado a qualquer momento. Não há extravio. Todos sabemos a dor de cabeça que dava quando um contrato desaparecia no meio do caminho. No mundo físico éramos obrigados a iniciar o processo novamente! Tivemos um ganho enorme na gestão dos documentos, no controle do que foi assinado e daqueles que estão em andamento e na agilidade do arquivamento digital”, reforçou Luciana.
Planeta Verde
A transformação digital é um passo importante para a contribuição à sustentabilidade. Na Unisinos a economia de 45000 folhas A4 por ano corresponde à economia de 4,5 árvores, 1125 KW de energia elétrica e 11.250 litros de água utilizados na fabricação de papel. Além desta economia verde, não se pode esquecer da emissão de CO2. A economia do papel evita a emissão de 0,332 Ton de CO2 na atmosfera por ano.
Intangíveis
Nem tudo se consegue medir, mas a valiosa percepção conta também. E muito. Antes era necessário levar os papéis pra casa ou empilhá-los na mesa do escritório. E se tivesse que viajar? Mesmo levando os papéis, seriam devolvidos em tempo? A capacidade que hoje temos de responder é enorme e isso traz conveniência e tranquilidade de que os processos não vão parar simplesmente pelo fato de estarmos distantes do escritório. Depois da experiência de assinar documentos no mundo digital, de forma segura, as pessoas já começam a ver os papéis como algo do passado e podem começar a questionar porque ainda tem papel para assinar.
Ampliar
A Universidade ainda está com o projeto em andamento. As assinaturas eletrônicas já estão integradas ao sistema de gestão de contratos, com dez setores já participando da tramitação dos documentos com a chancela da Procuradoria Unisinos. Outros sete setores utilizam exclusivamente o portal QualiSign para encaminhamento e assinatura de laudos digitais.
“Na sequência, iremos implantar o processo de assinatura eletrônica de documentos sem chancela em outros setores da universidade e iremos ampliar também a utilização dos laudos digitais para outros setores”, concluiu Luciana.