Dasa gana agilidad con firma digital y electrónica

La implantación de la firma digital tuvo inicio en el 2017, abarcando la formalización de contratos con los clientes, que en el caso de Dasa son los seguros de salud y proveedores. “La implementación para los proveedores fue más rápida, porque teníamos más control de la situación y pudimos establecer un plazo para que todos se adecuasen.

Cuando los contratos eran en papel, el proceso de formalización era muy demorado. Después del borrador listo, demoraba como promedio de 45 a 60 días, para la formalización del contrato. El proceso era resumidamente así: imprime borrador, valida en el jurídico, firma en la dirección de Dasa, vuelve para el jurídico, después el contrato va para compras que lo envía al proveedor. A partir de ahí, el proveedor coloca las firmas y devuelve la copia firmada al área de compras que la pasa al jurídico para control y archivo.” En el nuevo proceso digital, después que el borrador esté listo, el plazo para la recogida de las firmas ha sido entre 2 y 10 días, o sea, en la peor de las hipótesis una reducción del 78% en el tiempo de formalización”, comentó Sidnei Sousa, Analista de Compras Senior.

A pesar de la resistencia del cambio cultural del papel para el mundo digital los proveedores se adaptaron más rápidamente. La estrategia de implementación del uso de la firma digital y electrónica en los contratos fue balanceada para darle más agilidad al proceso. Las empresas de gran y mediano tamaño utilizaron la firma digital, que requiere el uso del certificado digital, hoy más común en el mundo corporativo./p>

“Ya para las empresas de pequeño tamaño o prestadores de servicios, muchas veces personas físicas, fueron orientadas a firmar de forma electrónica, o sea, utilizando login/contraseña y SMS/Biometría. De esta forma, no gravamos al pequeño proveedor que no tuvo que adquirir el certificado. El personal del soporte de QualiSign también fue muy importante, ayudando y orientando a Dasa y a sus proveedores. Fue de quitarse el sombrero”, enfatizó Sidnei.

Ya con los directores de Dasa la adaptación fue muy rápida. La dirección ya utilizaba aplicaciones y soluciones a través de smartphone. La exigencia fue que la solución adoptada permitiese la firma digital o electrónica por medio de dispositivos móviles. Con áreas internas, hubo al inicio alguna resistencia a la aceptación de la tecnología y desconfianza si el nuevo proceso funcionaría. “Natural para quien está acostumbrado a siempre usar papel. Cuando comenzaron a utilizar el nuevo proceso, reconocieron las ventajas de la firma digital y de su validez jurídica”, comentó Rosangela.

Otro punto muy importante fue la simplificación del control de los contratos. Con los contratos en papel, la gestión era mucho más complicada. Saber quién lo tiene, quién aún faltaba por firmar, la localización del documento, sin hablar que el extravío generaba retrabajos y costos para la organización. “Los contratos formalizados en medio digital, permiten controlar dónde están y quién aún no firmó, por ejemplo, facilitando el control y dándole más agilidad al proceso. Tenemos también una mayor rastreabilidad, del historial, de aquello que fue acordado”, expresó Rosangela.

El aumento de la productividad también fue reconocido por Dasa. En la medida que el proceso se tornó más ágil y más simple, el tiempo gastado con el control fue menor. Según Sidnei, “el tiempo gastado en el control del contrato en papel era del 40% del tiempo de una persona y pasó para 10% en el medio digital, así hubo un aumento del 30% de productividad.”

Existen perspectivas de aumento del uso por parte de otras áreas, como por ejemplo la firma de contratos con clientes y otros documentos. La innovación forma parte de nuestro ADN. A pesar de la resistencia del cambio cultural del papel para lo digital, los beneficios son tan arrebatadores que cada vez más estaremos utilizando el medio digital, es inexorable”, concluyó Rosangela.