Clientes y Casos de Éxito

Unisinos mejora agilidad con proyecto de transformación digital

Sinergia entre firma digital y sistema jurídico mejoró los resultados obtenidos

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Solución Propuesta

Solución SaaS (Software como Servicio) de Firma Digital y Workflow a través del Portal QualiSign.

Necesidad del Cliente

Expansión del uso de la firma digital para otros departamentos.

Sobre Unisinos

Una Universidad con más de 50 años de historia, Unisinos es una de las mayores instituciones privadas de Brasil, con más de 96 mil alumnos diplomados y cerca de 23 mil alumnos matriculados en los cursos de grado y posgrado de las modalidades de enseñanza Presencial, Híbrida y a Distancia (EAD). Fortalecida en su ecosistema de Ciencia, Tecnología e Innovación (CT&I), la Institución explora las fronteras de la tecnociencia para construir el mañana de la sociedad.

unisinos História de sucesso com a QualiSign

Transformación Digital

La transformación digital llegó para quedarse. Está presente en distintas actividades, sea en el ámbito empresarial, educativo o del entretenimiento. Quien aún no había invertido en la transformación digital, en los últimos años, como consecuencia de la pandemia, necesitó migrar a lo tecnológico y con Unisinos no fue diferente. La afamada institución de enseñanza, instalada en el sur del país, se vio obligada a rediseñar sus estrategias, aprovechando el momento del cambio compulsorio para reorganizar la Universidad frente a una nueva realidad. ¿Presencial, Remoto, Hibrido? Una mezcla de experiencias se va sumando, el intercambio de informaciones va produciendo alternativas y al final, se llegó al mejor resultado.

Necesidad

Después del impacto al comienzo de la pandemia, Unisinos inició en mayo de 2020 una búsqueda de empresas con plataformas de firmas digitales. El punto focal fue el Parque Tecnológico – Tecnosinos, una incubadora de empresas que demanda un gran volumen de contratos y anexos de locación y de otras finalidades. «En el transcurso de la búsqueda, notamos que este era un paso institucional, necesario y crucial para la inclusión de la transformación digital en la universidad», afirmó Luciana Barros, Analista Administrativa de la Procuraduría, área que apoya y aprueba los principales contratos de la Universidad.

Criterios para la elección del proveedor

Elegir un proveedor de servicios de formalización digital, exige que sean tenidos en cuenta importantes criterios con el fin de que pueda brindarse a los usuarios la mejor experiencia y que la adaptación a lo digital sea ágil. Unisinos seleccionó a cuatro empresas y los criterios evaluados fueron: seguridad de la información, credibilidad, costo e integración con otros sistemas. En esta primera etapa fueron aprobadas dos empresas. La Procuraduría Unisinos analizó la validez jurídica y la integración con el Sistema Espaider, mientras que la Gerencia de Tecnología de la Información (ASAV) analizó otros criterios, como protección de datos, almacenamiento digital, vulnerabilidades y recuperación de datos. «Luego de las ponderaciones, QualiSign fue elegida como la más adecuada para nuestra estructura», concluyó Mirian Almeida Ribeiro, Analista de Sistemas de ASAV.

La gran mayoría de los documentos migró al medio digital

El proyecto de las Firmas Electrónicas continúa en curso. La universidad está estandarizando documentos, contratos y anexos para agilizar los flujos y facilitar los procesos. En el caso de Procuraciones Públicas, no es posible firmar electrónicamente, pues exige autenticación en escribanía. De esa forma, ese tipo de documento continuará firmándose de forma manual. De todos modos, la gran demanda de documentos, más del 90 %, ya fue convertida a lo digital.

Beneficios obtenidos

¡De 35 a 10 días!

Considerando el plazo promedio de formalización de documentos físicos, que giraba en torno a los 35 días, y comparando con las tramitaciones de los documentos digitales vía Portal QualiSign, que lleva un promedio de 10 días, el aumento de la agilidad tuvo un aumento del 72 %. «No hay dudas que este es el mayor beneficio de la firma digital, el aumento significativo de velocidad, haciendo al proceso más eficaz. Es posible mejorar aún más este plazo. ¡Con ajustes en el proceso y en la integración de los sistemas, eso será posible!», comentó Mirian.

Reducción de Costos y Aumento de Productividad

La reducción del papel automáticamente trae otros beneficios tangibles. Miles de hojas de papel dejaron de utilizarse. Se estima que se ahorran por año cerca de 45 mil hojas del tamaño A4. La reducción de los costos de impresión, sumado los franqueos del correo, proporcionaron un ahorro del 80 % de los gastos. «Esto sin considerar el costo de almacenamiento y de recursos humanos asignados a la administración y gestión de los papeles», agregó Mirian.

«A causa de las horas ahorradas por los empleados que controlaban el proceso de formalización y con el ahorro de tiempo que los gestores destinaban a la firma de las antiguas pilas de documentos, podemos decir que la productividad aumentó un 70 %, ya que no se pierde más tempo en la impresión, digitalización, franqueo y gestión de los documentos físicos», dijo Luciana.

Mejora de la eficiencia en la gestión de documentos

El aumento de la productividad asegura también la mejora en la gestión y control de documentos. Es simple imaginar que en lugar de pilas de papeles tenemos un control unificado, que da las informaciones sobre el documento, cuál es su estatus y si aún falta la firma de alguien. Estas respuestas para un único documento en el mundo físico requieren un esfuerzo significativo, imagina el esfuerzo para todos los documentos.

«En el mundo digital la información está centralizada e inmediata. El progreso del proceso puede ser acompañado en cualquier momento. No hay extravío. Todos sabemos el dolor de cabeza que daba cuando un contrato desaparecía a mitad de camino. ¡En el mundo físico estábamos obligados a iniciar el proceso nuevamente! Tuvimos una mejora enorme en la gestión de los documentos, en el control de lo que fue firmado y de aquellos que están en curso y en la agilidad para su archivo digital», reforzó Luciana.

Planeta Verde

La transformación digital es un paso importante para la contribución a la sostenibilidad. En Unisinos el ahorro de 45.000 hojas anuales de A4 corresponde a un ahorro de 4,5 árboles, 1125 KW de energía eléctrica y 11.250 litros de agua utilizados en la fabricación de papel. Además de este ahorro verde, no podemos olvidar la emisión de CO2. El ahorro del papel evita la emisión de 0,332 Ton de CO2 a la atmósfera por año.

Intangibles

No todo se consigue medir, pero la valiosa percepción también cuenta. Y mucho. Antes era necesario llevar los papéis a casa o apilarlos en el escritorio. ¿Y si tuvieses que viajar? Aún llevando los papeles, ¿los devolverían a tiempo? La capacidad que hoy tenemos de responder es enorme y eso trae conveniencia y tranquilidad de que los procesos no van a parar simplemente por el hecho de estar distantes de la oficina. Después de la experiencia de firmar documentos en el mundo digital, de forma segura, las personas ya comienzan a ver los papeles como algo del pasado y pueden comenzar a cuestionarse por qué aún tienen papeles para firmar.

Ampliar

La Universidad también está con un proyecto en curso. Las firmas electrónicas ya están integradas al sistema de gestión de contratos, con diez sectores participando de la tramitación de los documentos con la rúbrica de la Procuraduría Unisinos. Otros siete sectores utilizan exclusivamente el portal QualiSign para la derivación y firma de laudos digitales.

«A continuación, implementaremos el proceso de firma electrónica de documentos sin rúbrica en otros sectores de la universidad e iremos ampliando también la utilización de los laudos digitales a otros sectores», concluyó Luciana.

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